Chi di noi è mai riuscito a fare qualcosa senza commettere errori, grandi o piccoli che siano? E non vorresti aver saputo gli errori da evitare nell’organizzazione di eventi prima di un flop?
E perché, quindi, non dovremmo commetterne quando organizziamo una festa o un evento, soprattutto se di certe dimensioni? Questo vale, dunque, sia per eventi complessi e con molte attività, che per quelli più piccoli e apparentemente semplici.
Inoltre, la paura di sbagliare ci tiene un po’ in ansia, e ciò influisce anche sulla nostra memoria. Dimentichiamo le cose o le ricordiamo quando oramai è troppo tardi.
Abbiamo scritto questo post proprio per aiutarti nel tuo prossimo evento, che tu sia un novizio o uno tra i più rodati, in modo da evitarti errori, in cui siamo incappati anche noi.
So che te lo stai chiedendo, sì, anche i più esperti commettono sbagli 🙂
Cosa aspetti? Andiamo a scoprire gli errori da evitare nell’organizzazione di eventi!
1. Sforare il budget dell’evento
Uno degli errori più comuni da evitare nell’organizzazione di eventi è quello di sforare il budget.
Soprattutto quando, all’inizio, non si bada a spese, per poi accorgersi dello stato del budget quando ormai non c’è più tempo.
Questo porta ad una scarsità di soldi per le spese che si fanno a ridosso della data dell’evento, come ad esempio le decorazioni.
Oppure, com’è capitato a noi quando eravamo dilettanti, ti puoi dimenticare, nella fase di ideazione, di calcolare tutte le spese necessarie. Una voce di spesa che ci si dimentica agli inizi sono gli imprevisti, dei quali è difficile fare una stima.
Una possibile soluzione, per arginare al massimo delle tue possibilità questi danni, può essere di costruire un budget in un file in modo da tener traccia di tutte le spese.
Questo puoi farlo informandoti per tempo online, dai fornitori o ovunque tu debba comprare materiale.
Anche quando ti informi sulle location papabili (trovi qui un articolo super per sapere come sceglierla) e le eventuali attrezzature necessarie per le attività previste.
Una volta raccolti tutti i costi, pensa a come recuperare i soldi per finanziare il tuo evento. Pianifica le prossime mosse mettendole per iscritte e programmando le varie scadenze.
Ad esempio, se prevedi di vendere biglietti per accedere all’evento, mettili in vendita il prima possibile così da iniziare fin da subito a recuperare budget.
2. Ritrovarti impreparato e disorganizzato
Tra gli errori da evitare nell’organizzazione di eventi c’è sicuramente la disorganizzazione e la poca pianificazione.
Solitamente questo errore è dovuto alla nostra inesperienza, perché conosciamo poco o per nulla le tempistiche delle varie attività necessarie per organizzare l’evento, e ci dimentichiamo di utilizzare buffer o altre strategie.
Iniziare in ritardo o senza la dovuta premeditazione può esserti “fatale” nell’organizzazione dell’evento, per questioni come la prenotazione della location, che può essere già occupata, così come può esserlo un relatore, se il tuo evento lo prevede.
Anche solo l’azienda di trasporti che avevi pensato di contattare potrebbe non avere mezzi a disposizione in quella data perché troppo vicina, e stessa cosa può essere per un catering e un qualsiasi tipo di collaboratore.
Sicuramente alcune cose sono imprevedibili, come le richieste dell’ultimo minuto o qualcuno di importante che ti da buca, ma questo lo vedremo nella sezione dedicata al piano B per le emergenze.
I nostri consigli per anticipare questo problema sono più di uno, e primo di tutti è farti dare conferma della location, relatori, artisti e trasporti (se ce ne sono nel tuo programma) prima di comunicare la data ufficiale del tuo evento.
Per facilitarci nelle attività giornaliere, utilizziamo anche un calendario e agenda, cartacei o digitali, al fine di pianificare tutte le attività che dobbiamo svolgere nei vari giorni.
Se possiedi una vena tecnologica e hai già avuto a che fare con software di project management potresti utilizzarne uno per tracciare il tutto, in modo da avere sempre sott’occhio le deadline e i to do.
Ultimo consiglio che ti diamo per il giorno dell’evento, è quello di cercare di aver tutto pronto ed organizzato almeno due ore prima dell’arrivo del primo partecipante al tuo evento.
In modo da riuscire a colmare le mancanze dell’ultimo minuto, se capitano.
3. Sopra o sotto valutare i partecipanti dell’evento o attività
Se pensi che i tuoi partecipanti siano un numero X ma poi se ne presentano il doppio, oppure la metà, questo potrebbe causarti problemi, ed è uno degli errori da evitare nell’organizzazione di eventi.
Nel caso ci siano troppi partecipanti, ti si porranno due tipi di problemi.
Il primo è che se lo spazio previsto è troppo piccolo, la sensazione dei tuoi partecipanti è quella di stare in una discoteca affollata, come potrebbe capitare che il cibo e le bevande scarseggino.
Nel caso del troppi pochi partecipanti, avrai questi problemi ribaltati: lo spazio sembra troppo grande e si ha la sensazione di essere in una location vuota e con pochi partecipanti (dando un effetto di flop), mentre cibo e bevande andranno sprecate.
Prevedere questo inconveniente può farti risparmiare qualche centinaia di euro dal budget e, allo stesso tempo, aiuti a ridurre gli sprechi anche per il pianeta.
Per ridurre il rischio di simili errori, è importante avere in mente l’obbiettivo in numeri già al momento di ideazione dell’evento per creare una strategia che aiuti a raccogliere le iscrizioni previste.
Sappiamo cosa ti stai chiedendo in questo momento: “com’è possibile sapere con precisione gli invitati?”
Ovviamente non possiamo stimarle con precisione, però puoi farti un’idea osservando altri eventi e attività simili che si tengono nella stessa zona.
Una soluzione alternativa, se sei un pianificatore seriale, è quella di disporre di più location, trasporti e catering in standby.
In modo da fare un preordine iniziale per le persone stimate, che potrai poi confermare o modificare a pochi giorni dall’evento, a volte anche il giorno prima.
Devi imparare a contrattare queste condizioni quando prenoti i vari servizi e la location: può capitare che qualcuno non accetti, quindi o ti assumi un rischio maggiore, oppure cambi il fornitore.
Anche definire un numero massimo di partecipanti, o biglietti, ti aiuta a evitare di restare nel limite massimo che ti sei definito.
Questo può aiutarti nella comunicazione, fornendoti la leva della scarsità una delle armi più potenti della persuasione da utilizzare nelle tue promo già dall’inizio.
PRO TIP: nel caso fai sold out puoi creare una waiting list (o lista d’attesa), dove si registra i potenziali partecipanti nel caso qualcuno cancella la sua prenotazione, o valutare un’ampliamento della festa se la situazione te lo permette.
PS: Se vuoi delle dritte sulla scelta della location perfetta per il tuo evento ti consigliamo questo articolo 😉
4. Dimenticare la tecnologia nell’organizzazione e gestione dell’evento
Ad oggi, con tutta la tecnologia che hai a disposizione, è impensabile evitarne il suo utilizzo e questo è uno degli errori da evitare nell’organizzazione di eventi che dovrebbe sparire secondo noi.
Questo perché ti dà strumenti che semplificano la vita e evitano dimenticanze.
In più ti permette di avere risposte più veloci ed automatiche ai potenziali partecipanti che richiedono informazioni, e di organizzare un customer care efficiente, per gli eventi più grossi.
Non utilizzare la tecnologia può essere causa di dimenticanze in ambito di comunicazioni e allineamenti tra lo staff dell’evento, perdita di informazioni, l’impossibilità di conservarle e poterle poi analizzare (cosa che ci torna sempre utile per imparare dalle nostre esperienze).
Da valutare anche lo spreco di carta per i biglietti fisici, l’agenza,…
Quindi il materiale di supporto delle informazioni necessarie ai partecipanti, cosa che risolviamo usando strumenti digitali come app o link a cartelle condivise (come Google Drive), dove trovare le informazioni.
Le tecnologie digitali ci possono aiutare in base alla nostra necessità, dai chatbot alle applicazioni di ticketing e gestione dei pagamenti, alle app di organizzazione interna dei collaboratori e la comunicazione esterna.
Anche la promozione tramite social media, strumenti automatici e supporti online come può essere un sito o una landing page possono essere dei validi alleati, ma ne parleremo dopo.
5. Sottovalutare i tempi di preparazione e smontaggio finale
Una cosa che è capitata di scordarci spesso e con cui abbiamo facciamo i conti sono i tempi di preparazione dell’evento sul luogo, la parte finale di smontaggio delle installazioni e la pulizia.
Questa dimenticanza porta a fare le cose di corsa, dal montaggio delle luci e delle decorazioni, alla preparazione di cibi o al catering, se previsto, alla preparazione della sala, il palco, ed infine anche i segnali all’interno della location, se è un evento o festa di grandi dimensioni…
Lo stesso discorso vale per lo smantellamento, dove in alcune occasioni capita di essere talmente in ritardo che per certe installazioni e attrezzature si deve iniziare a smontarle con l’evento ancora in corso.
Per ridurre i rischi di questo errore di pianificazione, il nostro consiglio è di prenotare la location per un tempo maggiore di quello stimato, in modo da iniziare con anticipo il montaggio e la predisposizione, così che i nostri ospiti arrivino quando tutto è pronto.
Infine, per la parte dello smontaggio calcoliamo un margine di errore, così da riuscire a restare nei tempi anche in caso ci prolunghiamo più del previsto, e permettendoci di iniziare una volta uscito l’ultimo partecipante.
6. Scegliere il collaboratore sbagliato per la mansione assegnata
Sicuramente la delega a collaboratori o co-organizzatori ci aiuta a gestire al meglio l’evento, se è una festa abbastanza grande mica possiamo sdoppiarci e fare tutto da noi eh 😉
Spesso il problema che abbiamo è alla base e ci fidiamo a fare solo noi alcune delle attività per la preparazione.
A volte però ci è capitato che la sfida si presenta quando, invece che recuperare persone serie ed affidabili, deleghiamo i vari compiti a persone di poca capacità ed esperienza, semplicemente perché son più facilmente reperibili o a disposizione al momento.
Questo, soprattutto negli eventi più seri e grandi, porta sempre ad un’inefficienza da parte del team a tuo supporto.
Un’ulteriore problematica che capita di incontrare è quella di sottodimensionare lo staff di supporto.
Ciò ti potrebbe causare problemi che ti costano poi ben più cari di quanto immagini, che possono minare l’esperienza del partecipante, e portare a feedback negativi.
Per ovviare a questo problema ti consigliamo di selezionare e creare un gruppo di collaboratori che sai essere affidabili e preparati per i compiti che hai pensato per loro, oppure che vuoi far crescere in una determinata area, per tempo.
Stagisti e volontari possono sempre tornare utili, assunti però con criterio e persone capaci che li guidano.
Se hai delle capacità specifiche che richiedi nel tuo team di aiutanti, nel caso tu non abbia queste figure nel tuo network, devi affidarti a un esterno o un’agenzia per gestire le attività a cui pensavi, sfruttando questi anche per accrescere quelle del tuo team di fidati.
La delega è la parte più importante di questo punto: con il tempo devi imparare a capire le necessità per l’evento che vuoi organizzare e affidare la mansione adeguata a chi ha le competenze adatte.
7. Dimenticarsi del piano, o piani, di emergenza
Il tuo evento è sempre minacciato anche da forze che sono fuori dal tuo controllo, come partecipanti gasatissimi, attrezzature difettose, intemperie, interruzioni di elettricità, l’apocalisse, una pandemia,…
Per tutto quello che è prevedibile però è tua responsabilità avere un piano B, C, D, X o Z che sia, per le situazioni di emergenza.
Da nostre esperienze, queste potrebbero essere dei gazebo che volano via per il vento troppo forte, o l’infortunio di qualcuno in seguito al passaggio in delle aree dove era proibito, ma non segnalato. Quindi non avere un piano per le crisi può essere un errore critico.
Ci sono delle azioni che possiamo intraprendere per arginare questi errori, come avere fornitori di scorta, prepararsi uno spazio al coperto per eventi all’aperto, fornirsi del personale per la sicurezza se l’evento è di grandi dimensioni, fare una polizza assicurativa, avere strumentazione di scorta,…
Se per esempio ci fosse anche un altro evento nello stesso spazio durante la tua attività, potrebbe tornare utile cercare di farteli amici 😉
L’importante è cercare di essere pronti anche nel caso succeda un imprevisto poco gestibile, anche questa parte va pianificata in anticipo quindi cerca di chiudere tutti i preparativi organizzativi massimo a due settimane dall’evento.
8. Non richiedere le conferme ai tuoi aiutanti
Qui intendiamo quella di tutti gli attori coinvolti dall’evento, dallo staff, ai fornitori, al catering, a chi ci affitta il materiale,…
Negli eventi più grossi dovrai sentire molti fornitori contemporaneamente e alcuni di questi hanno clienti grossi, per cui può darsi che si dimentichino alcune scadenze, qui sta a te tenere le redini e la pianificazione è tutto in questi casi.
Cerca di avere sempre una conferma verbale o, meglio, via posta elettronica, da tutti i fornitori, 48-24 ore prima del giorno in cui hai organizzato, questo serve ad evitare molti mal di testa negli eventi più grossi.
Per le attività più piccole il tutto sarà molto più semplice da gestire, visto che sono molti meno i coinvolti.
Detto ciò, questo è uno dei più nascosti ed insidiosi errori da evitare nell’organizzazione di eventi.
9. Accantonare la promozione
Il tuo evento non si promuoverà sicuramente da solo e, a meno che tu non abbia già una community o una fan base su cui contare, dovrai darti da fare e prevedere sia i costi monetari che il tempo per organizzarti alla promozione.
Un budget limitato non è un motivo valido per trascurare la promozione, ci sono metodi a basso costo per far notare il tuo evento al tuo target.
Per dare attenzione anche a questa parte, assicurati di lasciare una parte di budget sufficiente per il marketing e la promozione.
Magari anche iniziando a costruire delle fondamenta per una tua community: un gruppo Facebook, una mailing list, una pagina Instagram,… che poi potrai riutilizzare per i prossimi eventi.
Per risparmiare, utilizza gli strumenti di digital marketing e le piattaforme digitali come Sbam al posto di quelli del marketing tradizionale offline: questi solitamente sono più efficienti in termini di costi e tempi.
Con questi strumenti puoi definire molto precisamente il tuo target, e promuovere l’evento solo alle persone che pensi interessate.
Altro metodo potrebbe essere quello del guerrilla marketing, metodo molto low cost ma dove ti servono persone o comunque il tuo tempo.
Infine assicurati che i relatori ed i partner promuovano l’evento fornendogli dei materiali, promuovi l’evento anche sui tuoi canali con una comunicazione dedicata.
10. Dimenticarti del post evento
Quando finisce il nostro evento e tutto è stato sistemato e pulito, pensiamo che il nostro lavoro si è concluso, ma è proprio qui che ci sbagliamo!
Eccolo un altro degli errori da evitare nell’organizzazione di eventi.
Infatti i tuoi partecipanti si dimenticheranno dell’evento se sparisci nel nulla, senza comunicare con loro.
Questo ti impedirà di creare con loro relazioni, devi fare in modo che aspettino la tua prossima festa o evento che sia.
Per i business queste sono opportunità mancate di vendite, partnership, collaborazioni e molto altro.
In questi casi anche gli sponsor dell’evento potrebbero essere scontenti della risonanza dell’evento e non darti più soldi e materiali in futuro.
Qui un altro elemento che potresti perderti sono anche i feedback da parte dei partecipanti, ottimi da utilizzare per aumentare la tua credibilità nelle prossime attività organizzate.
A mente fresca siamo più propensi a rispondere e rispondiamo più precisi, puntuali e attendibili.
Dopo l’evento, le azioni che puoi svolgere sono attività di promo post evento, come condivisione di contenuti generati dai partecipanti, inviare questionari o richiedere feedback tramite questionari o votazioni, video di recap dell’evento,…
Per gli eventi più strutturati puoi creare una rassegna stampa contenente tutti gli articoli e materiali pubblicati dalla stampa dopo l’evento sul tuo sito, o su quello dell’evento.
Per quelli più piccoli puoi creare anche dei post sui social, delle storie in evidenza o mostrare le foto con l’hashtag dell’evento sul tuo sito, creare un articolo sul tuo blog personale,…
Anche i contenuti che create tu e il tuo team come foto, video, registrazioni audio di interventi o musica dal vivo possono essere dei buoni materiali da inviare alla tua community dopo l’evento.
Questo coinvolge anche chi non ha partecipato, incuriosendolo sul tuo prossimo evento, altra cosa che ti consigliamo è di incoraggiare gli invitati a pubblicare la loro esperienza sui loro canali o profili, taggandoti o mettendo un link verso un tuo sito.
Infine dai sempre un feedback a chi ha collaborato con te nella realizzazione dell’evento, questo li porterà ad aiutarti meglio nei prossimi e a capire come migliorarsi o semplicemente gli faranno piacere se positivi 😉
Conclusioni
Eccoci arrivati alla fine di questo articolo, speriamo di averti fatto notare qualcosa di nuovo e di averti aiutato a concentrarti meglio sull’evento che organizzi, facendo luce sugli errori che ci hanno colto impreparati in passato.
Speriamo che queste nostre idee possono aiutarti a vedere errori da evitare nell’organizzazione di eventi o sorprese dell’ultimo minuto alla tua prossima festa.
Ora sei pronto, o per lo meno più pronto! Salva questa pagina tra i preferiti così da avere sotto mano questi consigli per aiutarti e migliorarti sempre di più…i tuoi invitati apprezzeranno 😉
Se sei interessato a informarti di più su come migliorare i tuoi eventi grazie alle nostre esperienze nell’organizzare eventi, in una guida clicca qui e scopri come creare il tuo evento perfetto.
Vuoi raccontarci di un errore che ti è accaduto in un tuo evento? Oppure condividere con noi un errore che pensi ci siamo dimenticati?
Faccelo sapere nei commenti qua sotto o scrivici 😉
Ci vediamo al prossimo party, enjoy your mood!