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Ti sei mai chiesto come si organizza un evento o una festa vincenti?
Si, intendo preparativi, budget, inviti, location e tutte quelle cose “dietro alle quinte” di cui preoccuparsi, facendoti passare la voglia di organizzare già al solo pensiero.
È già abbastanza impegnativo e richiede molto tempo organizzare eventi da 15-20 persone, immagina se parliamo di 50, 100 o eventi da 500 partecipanti!
Bene, c’è un’ottima notizia per te: organizzare la tua festa o evento non dev’essere necessariamente così caotico e difficile.
Con i giusti consigli e strumenti a tua disposizione, puoi facilmente creare la tua festa o rendere profittevole il tuo evento.
Immergiti in quello che stiamo per spiegarti in questo articolo e prendi nota. Quando arriverai alla fine saprai esattamente cosa fare per organizzare la tua festa o evento come un vero party planner!
Tre… due… uno… Diamoci dentro 😉
Per quale motivo stai o vuoi organizzare una festa o un evento? Potrebbe essere per festeggiare una ricorrenza, allargare la tua cerchia di amicizie, fare networking lavorativo o altre motivazioni, ne esistono tante.
Per quanto può sembrarti banale, soltanto dopo aver chiaro l’obiettivo puoi scegliere la tipologia di evento più adatta. Questo perché va ad incidere sul tipo d’esperienza che vuoi far vivere agli invitati, quindi devi capire come raggiungere il tuo scopo.
Prova sempre a metterti nei panni di chi partecipa per cercare di capire le aspettative del pubblico che vuoi raggiungere con l’evento che stai organizzando.
Esempi di tipologie di eventi comuni possono essere:
Questa è la parte più delicata e fondamentale. Dal budget a tua disposizione dipendono le tue opzioni e scelte organizzative.
Come consiglio generale, su cibo e bevande sempre meglio abbondare in modo da accontentare tutti, così che anche chi viene alla tua festa solo per abbuffarsi, o bere qualche drink, ne avrà un bel ricordo.
Se hai bisogno di uno staff professionale (amici esclusi, per capirci) dovrai richiedere preventivi, cerca di avere almeno due opzioni tra cui scegliere, per confrontare servizi e prezzi. Anche in caso di imprevisti, avresti comunque altri contatti che potrebbero salvarti all’ultimo.
Il budget solitamente è direttamente proporzionale alla grandezza della tuo evento e dalla tipologia, conta anche dell’eventuale contributo richiesto agli invitati per partecipare.
Per una festa in casa, al massimo ti servirà qualche amico per aiutarti o puoi fare anche da solo, cosa impensabile per eventi più importanti con qualche centinaio di persone.
In alcuni casi sarà opportuno che inviti dei collaboratori per intrattenere gli ospiti, ad esempio con visual o ballerini o dj.
Fai grande attenzione in fase di budgeting anche per attrezzature, allestimenti e decorazioni. Tutto ciò di cui non disponi, come potrebbe essere nel caso di casse stereo professionali o altre attrezzature tecniche, dovrai prenotarlo per tempo e calcolandone il relativo costo.
In alcune tipologie di feste, attività ed eventi bisogna considerare anche gadget o regali come costo voce di costo.
Basta pensare ad una festa di laurea, con confetti o altro in regalo come ricordo oppure anche gli eventi sponsorizzati dove si regalano gadget per dare visibilità ai brand partner dell’evento, o dell’azienda organizzatrice.
Spese di marketing, ti trovi a che fare con questa tipologia di costo quando, e se, inizi ad essere un party planner professionale, nel momento in cui le tue feste ti fanno guadagnare puoi investirne una parte di budget per raggiungere nuovi potenziali partecipanti.
PRO TIP: Negli eventi promozionali di un brand, cerca sempre di riservare una parte del budget al merchandising. Così facendo, puoi distribuire qualche gadget ai partecipanti, un’ottima operazione di branding 😉
Nel caso in cui, a fine festa tu non ti voglia cimentare in prima linea nelle pulizie, devi anche prevedere una parte di budget per le spese di pulizia. Alcune location ti obbligano a pagarle e quindi sarà già incluso nel costo totale della location in affitto.
Ricordati sempre la famigerata SIAE, nel caso ci sia della musica al nostro evento, onde evitare multe di cui solitamente il costo non è irrisorio.
Infine per rischi ed imprevisti dell’ultimo minuto, prevedi una quota parte di spese nella voce “varie ed eventuali” noi ti consigliamo circa un 15-20% del budget totale.
Quando organizzi un evento, per quanto tu possa essere attento ed esperto, è sempre molto difficile avere tutto sotto controllo. Gli imprevisti possono capitare e quindi teniamoci pronti anche economicamente ad arginarli.
La data, lo sappiamo bene, è sempre una delle parti critiche se la festa è piccola e di poche persone, mentre più è grande l’evento e meno è vincolante visto che i partecipanti sono un numero elevato ed è meno importante trovare un compromesso.
Qui nel primo caso devi cercare di mettere d’accordo tutti, come per esempio una piccola festa in casa, una festa di laurea – pensa organizzare la festa senza festeggiato – o un evento da poche persone saranno più vincolate su questo lato.
Al contrario per gli eventi più grossi – anche se rimane importante la scelta della data – si potrà avere una decisione certa, o quasi, già dall’inizio. Basta che pensi ad un festival, una giornata di formazione dal vivo o anche ad un evento sportivo.
Il consiglio che viene dalla nostra esperienza è quello di comunicare la data dalle due settimane prima, se un evento relativamente piccolo e informale, fino ad un mese o anche più per gli eventi strutturati e di dimensione maggiore.
Se sei alle prime armi, questa potrebbe sembrarti una parte poco importante ma, per esperienza, gli eventi migliori sono quelli che hanno la pianificazione più accurata e puntuale.
Importi dei paletti da rispettare può aiutarti a restare in carreggiata con l’organizzazione. Gli errori organizzativi vengono amplificati dalle dimensioni dell’evento, quindi più sarà grande l’evento e più maniacale dovrà essere la tua attenzione ai vari dettagli.
Inizialmente ti consigliamo di buttare giù tutte le macro-aree di cui occuparsi (tra poco ti diremo quelle principali secondo noi). In un secondo momento prendi ognuna di queste macro-aree e segna tutte le azioni da fare per organizzare al meglio ogni aspetto della tua festa o evento.
Finito questo procedimento, hai una lista completa e chiara da seguire punto per punto, per arrivare al giorno della festa preparato e con tutte le carte in regola per avere successo con il tuo evento.
Per ogni voce di questa lista decidi il responsabile e le relative scadenze, in pratica bisogna definire ciò che deve essere fatto, entro quando, cosa prenotare o comprare ecc..
Ecco le macro-aree, a nostro avviso, fondamentali:
Cerca di tenere il tutto organizzato, ti consigliamo di scrivere tutto, tramite promemoria o utilizzando dei tool come google keep, basecamp, trello o altri tool che conosci, l’importante è ricordarci di tutto.
PRO TIP: Cerca di dare più flessibilità possibile al tuo piano e fai un brainstorming per individuare la maggior parte delle problematiche o imprevisti a cui potresti andare in contro.
In altre parole, assicurarti che il programma originario viene rispettato ma tieni pronto un piano d’emergenza in caso è necessario.
Tranquillo, nessuno è nato party planner, tutti commettiamo errori e da questi ci possiamo migliorare e creare feste ed eventi sempre migliori! Lascia scivolare via tutta l’”ansia da prestazione” e pianifica al meglio delle tue possibilità, cercando anche di divertirti durante l’evento.
I due fattori principali di cui dobbiamo tener conto sono:
Per feste con un numero basso di invitati cerca di scegliere un luogo abbastanza capiente ma al contempo non troppo spazioso, questo per incentivare le persone a socializzare e conoscersi ed evitare l’“effetto dispersione”.
Al contrario, per gli eventi con molte persone, come live o party, puoi cercare anche location più, grandi con aree più affollate e più chill, c’è sempre chi ogni tanto si apparta per avere un pò di privacy dagli altri partecipanti. Ci siamo capiti, no? 😉
Un altro elemento che devi tenere in considerazione, se la location è all’aperto, è il meteo, che ogni tanto regala qualche sorpresa, come può essere un temporale estivo, per cui in questi casi dobbiamo tenere in considerazione questa eventualità e tener pronto un piano B al riparo.
PRO TIP: evita di prenotare una location prima di averla visitata e pianificato nel dettaglio la festa, ossia come saranno utilizzati gli spazi e di cosa potresti aver bisogno e che magari non è previsto nel posto che stai valutando (ad es. un guardaroba).
Resta consigliato, soprattutto per le location più prestigiose, una prenotazione con largo anticipo, indicativamente appena decidi il budget massimo da allocare su questo aspetto del tuo evento.
Nel caso in cui serve l’elettricità vicino ad una postazione, individua dove sono le prese o procurati dei generatori. Ovviamente soltanto nel caso in cui serva davvero, ne hai mai visto uno ad un falò?
Lato allestimenti dovrai pensare anche a tutta l’illuminazione, il riscaldamento se necessario, oltre a: decorazioni, mobili come sedie, gazebo, tavoli o striscioni ed altri tipi di ornamenti in base al tipo di evento. Ultime ma non meno importanti, tutte le strumentazioni del caso come microfoni, schermi, casse, etc…
Quando organizzi qualcosa di grosso invece, potresti dover pensare anche a collaboratori ed imprese esterne, da avvisare per tempo, quindi organizza ogni task sempre con largo anticipo in questi casi. Questo ti permette di avere maggior tempo per le contrattazioni e magari di risparmiare del budget.
Cerca di essere sempre chiaro e puntuale sia con il catering, che i fiorai, che fotografi e così via con qualsiasi collaboratore, che hanno bisogno di tempo per organizzarsi, in caso fallisci su questo ambito puoi rimanere a piedi o con un servizio sottotono. È quello che vogliamo?
Crea anche una playlist per la festa o comunque scegli la musica che può piacere ai tuoi invitati prima ancora che a te. Se la tua festa è in spazi pubblici, o con molte persone ricordati di controllare se devi pagare la SIAE prima di rischiare multe.
PRO TIP: Cerca di fare due parole con tutti gli invitati ed interessati di come stanno vivendo la festa, per dare a tutti la giusta attenzione ed ottenere un feedback in tempo reale.
Nessuno vuole stare seduto da solo a una festa, l’obiettivo è assicurarti che nessun invitato si annoi o rimanga in un angolo per qualcosa imputabile ad una (tua) cattiva gestione o organizzazione.
Fai attenzione a tutti i particolari, soprattutto negli eventi di promozione o organizzati per aziende, in questi casi l’obiettivo di fondo è quello di svolgere delle attività di branding coerenti con i valori aziendali.
Aspetto sempre presente, soprattutto per eventi con numerosi invitati, come aperitivi o feste di compleanno, dove non possono mancare qualche snack e dei drink. Anche negli eventi più importanti, devi pensare a questo aspetto, nessuno è veramente felice a pancia vuota e gola secca 🙂
Devi badare bene a gusti, diete particolari, allergie e intolleranze degli invitati. Nel caso hai invitato anche bambini o anziani ricorda che potrebbero avere gusti ed esigenze alimentari diverse.
Altro aspetto da non trascurare su bere e mangiare riguarda la giusta conservazione, ossia mantenerli al fresco (stessa accortezza per il ghiaccio), così da evitare di dover servire drink caldi o di dispensare cibo che è stato esposto al calore di un’intera giornata.
Nel caso si trattasse di un evento di celebrazione, come una festa di compleanno, ricordati anche di dove tenere la torta senza rischiare che si sciupi.
Assicurati di avere anche abbastanza piatti, posate e bicchieri per tutti i tuoi invitati, potresti scegliere anche le varianti monouso eco-friendly, così aiutiamo il pianeta!
Altro punto da prevedere in caso di cibo e bevande alla tua festa sono i rifiuti, quindi preoccupati di lasciare in ogni angolo possibile dei contenitori per la spazzatura. Psicologicamente ciò invoglierà anche i tuoi invitati ad essere più “civili”.
Domandati se è opportuno o necessario pulire e riordinare di tanto in tanto la location, durante lo svolgimento dell’evento, in modo tale da non accumulare tutto per la fine, ossia quando hai meno voglia. Questo a meno che tu non paghi qualcuno per farlo al posto tuo 🙂
PRO TIP: Palesati sul luogo dell’evento in anticipo di qualche ora rispetto all’orario d’inizio comunicato agli invitati. Questo ti permette di effettuare un “check” globale e ultimare gli ultimi preparativi.
Se hai bisogno di una squadra, assumi una posizione di leadership e stabilisci i ruoli di ognuno con largo anticipo (anche diverse settimane per gli eventi più grandi).
Se partecipano collaboratori come artisti, relatori, specialisti… pianifica con loro nel dettaglio ciò che devono fare, come le prove prima della vera esibizione, per non avere brutte sorprese. Raccomandiamo di redigere una scaletta degli interventi con pause cuscinetto tra una performance e l’altra, o tra un’attività e quella successiva.
Come abbiamo già detto e ripetuto, muoviti sempre con largo anticipo, potresti incappare in qualche imprevisto che riguardi la location e/o le persone coinvolte o altro ancora. Tieni sempre pronti piani alternativi per sostituire o modificare ciò che serve.
Per gli eventi più grandi è opportuno ingaggiare almeno un fotografo per qualche ora per immortalare i momenti più divertenti e significativi dell’evento, così che possano essere ricondivisi sui social e per avere materiale di promozione per gli eventi futuri.
Ovviamente per gli eventi più informali e di dimensioni modeste, potrai farli anche dal tuo smartphone o chiedere ad un amico se ha voglia di improvvisarsi fotografo.
Questa è una parte che ti richiede tempo ed impegno. Il motivo è presto detto, puoi anche organizzare la festa più spettacolare del mondo ma se vengono pochissimi invitati l’evento è un flop, può essere pesante da digerire, ma non prendertela, è capitato anche a noi.
Il punto è riuscire ad individuare ed invitare un numero sufficiente di persone nel caso di eventi piccoli. Per gli eventi più grandi invece, serve adottare una comunicazione “di massa” verso il tuo target principale, per i canali da usare, immedesimati nel tuo partecipante tipo, dove si informa? Che cosa legge? Dove passa il suo tempo?
Per spiegare meglio questo concetto, rifletti su questo punto. Si sentirà ed avvertirà maggiormente la mancanza di 4 persone su un evento di 20 partecipanti oppure quella di 40 su un evento da 200? Le proporzioni sono le medesime ma più l’evento è grande meno il singolo partecipante “conta” per la buona riuscita, sad but true story.
Ricorda di comunicare per tempo e in modo chiaro, le informazioni necessarie per partecipare come:
Altre informazioni di uguale importanza dipendono strettamente dall’evento che stai organizzando, sia dalla grandezza che dalla tipologia.
Come per esempio la presenza di eventuali special guest, il programma dell’evento e relative tematiche, la mappa della location se particolarmente grande, il regolamento di attività e giochi se previsti ecc…
I mezzi con cui puoi comunicare con gli invitati e reclutare nuovi partecipanti possono essere dai più classici come le chat ed il passaparola nel tuo network di conoscenze, fino ad arrivare alle piattaforme social utilizzando advertising o influencer e PR locali.
Ecco un riepilogo sintetico:
Non ne esiste una via giusta o sbagliata, cerca di imparare dai tuoi “competitor”, testane diverse con il tempo e utilizza più frequentemente quelle che possono portarti a comunicare meglio con il target del tuo evento.
PRO TIP: Invita sempre più persone di quelle che vuoi avere alla festa, in maniera da compensare quelle che paccano.
Eccoci arrivati alla fine di questo lungo articolo, speriamo di essere stati esaustivi e di aver risposto a tutte le tue domande e dubbi che avevi ad inizio articolo.
Adesso che hai la teoria, che ti rimane da fare?
Ora sei pronto ad organizzare il tuo evento riuscendo ad avere sott’occhio tutte le attività e preparativi necessari. Inizia a creare i tuoi eventi ed acquisire esperienza sul campo, devi agire!
Solo così, come per gran parte delle cose nella vita, imparerai al meglio e puoi fare strada come un vero party planne, se lo vuoi.
PRO TIP: All’inizio, cerca di organizzare eventi piccoli facendoti affiancare da un esperto di fiducia. In questo modo tieni facilmente tutto sotto controllo e apprendi tutti i trucchi per creare esperienze indimenticabili per i tuoi invitati.
Se hai un suggerimento o se pensi manca qualcosa nell’articolo scrivici un commento qui sotto.
Ci vediamo al prossimo party, enjoy your Mood!