Alzino la mano quelli a cui è già capitato di dover scegliere la location per un evento e rimanere indecisi su più opzioni, scegliendo poi quella sbagliata, e magari all’ultimo minuto.
Essere indecisi, fino a pochi giorni dall’evento, oppure nemmeno curarsi di scegliere perché si tratta ancora solo di un’idea…e magari accorgersi che il posto è difficilmente raggiungibile, oppure è troppo grande/piccolo…
Questi problemi, da oggi, saranno solo un lontano ricordo, se tieni conto di tutti i punti che ti mostreremo in questo articolo. Avrai così una visione completa di tutto quello che devi valutare quando scegli la location per il tuo evento o la tua festa.
Così eviterai tutte le paranoie che ti potrebbero assalire quando sei alle prime armi!
Leggendo questo articolo, ti faremo notare tutti i punti critici nella scelta del luogo adatto a ciò che vuoi organizzare. Iniziamo!
Posizione geografica della location
La posizione geografica e logistica è fondamentale. Scegli bene la location perché il tuo evento funzioni!
Abbiamo voluto mettere la localizzazione della location al primo posto, perché è uno degli aspetti fondamentali per l’organizzazione di un evento.
Se il luogo che hai scelto è facilmente raggiungibile, questo è senza dubbio meglio di una struttura lontana dalle principali vie di comunicazione.
Valuta quindi la distanza della location in cui vorresti organizzare il tuo meeting dalle principali autostrade, aeroporti, stazioni ferroviarie e fermate di bus e metropolitana.
Quando valuti la vicinanza, mixala anche con le esigenze dei tuoi partecipanti: mettiti nei loro panni e fatti delle domande come “Con che mezzo raggiungeranno la location?”.
Se ci sono persone che arrivano da lontano, molto probabilmente prenderanno l’aereo, quindi apprezzeranno di più un luogo facilmente raggiungibile dall’aeroporto.
Altre persone potrebbero arrivare in treno, quindi devi valutare anche la vicinanza da stazioni ferroviarie, o quanto meno la raggiungibilità con mezzi pubblici, come ad esempio metro e bus.
Per quelli che vengono in automobile, tieni in considerazione la vicinanza ai raccordi autostradali e soprattutto la presenza di un parcheggio, sempre meglio se gratuito… conosciamo bene i nostri ospiti 😉
Alcune location per eventi privati potrebbero offrirti la possibilità di restare per la notte.
Se il posto scelto non offre tale disponibilità e sai che qualcuno potrebbe essere interessato (soprattutto nel caso di eventi che durano più giorni) puoi contattare qualche struttura così da richiedere sconti o pensare ad aree camping in loco.
Le dimensioni del luogo dell’evento
Ecco la seconda cosa di cui devi tenere conto nella scelta della location per il tuo evento: le dimensioni.
Se organizziamo in spazi al chiuso, questi devono essere sufficienti per un numero di persone maggiore degli invitati. Dobbiamo inoltre ricercare flessibilità nell’utilizzo degli spazi, come l’uso di un tendone per ampliare/ridurre lo spazio in caso di pochi o “troppi” invitati.
Devono sempre esserci servizi igienici adeguati al numero di persone massimo ed uno spazio adeguato ad ospitare una cucina o per l’allestimento dei catering, nel caso tu abbia previsto anche questo nell’evento.
Infine, se organizzi un evento all’aperto, ad esempio un giardino, sarebbe ideale creare uno spazio al coperto… per avere sia un po’ d’ombra, che un riparo nel caso di intemperie!
Stimare i partecipanti al nostro evento
Come facciamo a sapere con certezza quante persone parteciperanno veramente?
Questa è l’incognita principale di ogni evento, e ci siamo passati anche noi, è inevitabile. Ci sono però degli accorgimenti e tips che possono aiutarti in questo compito.
Per sapere il numero esatto di persone che saranno presenti al tuo evento, una soluzione può essere quella di raccogliere prima le adesioni e poi prenotare.
Le persone sono pigre di natura e solitamente prenotano e confermano solo a pochi giorni dalla data dell’evento!
Se aspetti queste conferme corri quindi il rischio di dover cercare il posto all’ultimo momento e poi non trovare un luogo adatto, o comunque non quello che avevi in mente.
Aiutati con un’app dedicata (come Sbam) al tuo evento, dove raccoglierai i contatti degli interessati e li spingerai a confermare la loro adesione.
Un’altra opzione può essere quella di mettere un numero massimo ai partecipanti del tuo evento: in questo modo saprai già a priori quanto spazio ti servirà.
Infatti, questo è un incentivo per coloro che sono interessati ma devono ancora decidere cosa fare, e ciò aggiungerà “scarcity ” al tuo evento.
Con entrambi i metodi ti sarà più facile stimare costi e potenziali ricavi.
PRO TIP: potresti pensare di differenziare il prezzo sulla base dei tempi di prenotazione, per ovviare a questo problema.
Il budget, fondamentale per scegliere la location
L’errore più comune, nello scegliere la location, è quello di cercare il posto a miglior mercato, basandoci solo sul prezzo e la posizione.
Cerca sempre di effettuare una prima ricerca e tenere aperte più possibilità che ovviamente devono essere in linea con l’evento o attività che vuoi creare.
Capisci se l’attrezzatura è già messa a disposizione del posto (nel caso di attrezzature per eventi al chiuso) o dovrai comprarle o affittarle tu: fondamentale per capire tutte le voci di costo.
In più, se ti serviranno, dovrai occuparti dei collaboratori… ma in questo articolo li lasceremo da parte, visto che si parla di location. Puoi però trovare più informazioni su questo aspetto in questo articolo.
Le restrizioni della location
Dobbiamo tenere in considerazione anche le caratteristiche stesse dell’evento.
Ad esempio, se è previsto un party finale con DJ set o musica, è fondamentale che verifichi la possibilità o meno di festeggiare fino a tarda notte e di fare casino, come piace a noi 🙂
Molte strutture stabiliscono degli orari entro i quali svolgere party, cene, aperitivi e spettacoli, oltre i quali non è possibile continuare la festa, quindi cerca sempre di rispettarli.
Puoi sempre cercare altri posti per il tuo evento o cercarne un altro per l’after party, ma, come ci dicevamo, prima fallo sempre con anticipo.
Assicurati che tutte le attività che hai pensato per il tuo evento siano permesse ed evita di andare contro le norme. Gli addetti ai controlli potrebbero farti saltare la festa sul più bello e puoi incorrere in sanzioni, se previste.
È ovvio quindi che le esigenze dell’evento e quello che è permesso fare nella location debbano combaciare alla perfezione, altrimenti rischi guai più o meno seri.
Conclusioni
Eccoci arrivati alla fine della nostra guida, memorizza questa pagina tra i tuoi preferiti del browser per ritornarci quando dovrai scegliere la prossima location ed iscriviti alla nostra newsletter per restare sul pezzo in tema di organizzazione e partecipazione a eventi.
Se vuoi approfondire questo argomento ti consigliamo di continuare leggendo questo articolo.
Ora sei pronto per scegliere la location perfetta per il tuo evento, e man mano diventi più esperto diventa sempre più facile e veloce rendersi conto di tutti i possibili problemi che puoi incontrare.
Hai qualche idea o suggerimento in più su quello che dovremmo tenere conto quando scegliamo una location?
Faccelo sapere nei commenti qua sotto o scrivici 😉
Ci vediamo al prossimo party, enjoy your mood!